Als projectleider en adviseur bij diverse organisaties sta ik voor de uitdaging om verzuimprocessen te verbeteren en de cultuur van werken en inzetbaarheid te bevorderen. Een sterke en duidelijke aanpak, met heldere afspraken, rollen en verantwoordelijkheden, vergroot de succeskansen tot een goede inzetbaarheid van mensen en het terugdringen van het verzuim aanzienlijk.
Recent heb ik een project afgerond bij ORO dat niet alleen een grote impact had op de organisatie, maar ook op de medewerkers en managers. Met trots deel ik in deze blog de verbeterstappen die we samen hebben gezet.
Waar begon Het?
Zoals bij veel van onze trajecten, startten we bij ORO met het bestuderen van een steekproef uit enkele verzuimdossiers. Dit gaf ons in eerste instantie een beeld van de klant ‘op papier’, vooral gericht op het benutten van mogelijkheden en het behouden van grip op verzuim.
Na de presentatie van de resultaten en enkele sparring-sessies met het team Adviseurs Inzetbaarheid, kwamen we snel tot enkele duidelijke doelen. Deze doelen heb ik als projectleider vervolgens uitgewerkt. Het project werd vormgegeven en onderverdeeld in vijf aandachtsvelden: visie, rollen en verantwoordelijkheden, kennis en kunde, informatievoorziening, en het (verzuim)systeem. Het overkoepelende doel was het creëren van meer bewustwording, focus en aandacht voor deze belangrijke onderwerpen binnen de gehele organisatie en het streven naar een eenduidige gezamenlijke aanpak.
Welke Stappen zijn gezet?
Om als projectleider veranderingen door te kunnen voeren in een organisatie die nog onbekend is, was het voor mij belangrijk om eerst te ‘proeven’ hoe het binnen de organisatie geregeld was. Vragen als “is er een eenduidige visie en aanpak?”, “wat zijn de gemaakte afspraken?” en “is er een duidelijke rolverdeling?” stonden hierbij centraal.
Na een aantal kritische en verdiepende gesprekken met sleutelpersonen in de verschillende lagen van de organisatie, ontstond geleidelijk een beeld van de visie op en aanpak van verzuim en inzetbaarheid. Er was een basis om op verder te bouwen!
De volgende uitdaging was om tot een gezamenlijke aanpak te komen, specifiek voor de organisatie, maar ook voor alle betrokkenen bij de verzuim- en re-integratiebegeleiding. Dit leidde tot een zeer praktisch overzicht van alle rollen en verantwoordelijkheden, eenvoudig op één A4 en aansluitend bij de richtlijnen van de Wet Verbetering Poortwachter.
Op basis van de verzamelde informatie is er een organisatie specifiek handboek opgesteld, waarin de visie, rollen en werkwijze met betrekking tot verzuim en inzetbaarheid zijn beschreven. Werknemers, managers en overige betrokkenen kunnen hierin snel en gemakkelijk terugvinden wat van eenieder wordt verwacht.
Om de gezamenlijke aanpak na te streven en bovenstaande te implementeren, hebben er workshops plaatsgevonden en is het handboek op intranet geplaatst. De nodige aanpassingen zijn doorgevoerd in het (verzuim)systeem, waardoor het voor iedereen makkelijker werd om de juiste focus en aandacht te geven aan de (verzuimende) werknemers.
Het Resultaat
Het was mooi om te zien dat de analyse en het daarop gebaseerde verbetervoorstel en uitvoeringsplan daadwerkelijk in de praktijk werden geïmplementeerd. Het samenspel tussen werknemer, manager, adviseur inzetbaarheid en bedrijfsarts is aanzienlijk verbeterd. We slaagden erin het verzuim aanzienlijk terug te dringen en een cultuur van inzetbaarheid te bevorderen. Er worden nu vroegtijdig gesprekken gevoerd over mogelijkheden van medewerkers en re-integratiekansen worden veel eerder benut. Medewerkers nemen zelf meer regie over de inzetbaarheid. De re-integratiedossiers van de medewerkers zijn weer op orde en worden op de juiste wijze (in)gevuld.
Het onderwerp krijgt weer de aandacht die het verdient.
Quote ORO:
“Wij zien het als een grote stap vooruit in onze aanpak van verzuim en inzetbaarheid. De duidelijke richtlijnen en praktische tools en ondersteuning hebben ons enorm geholpen. ‘Wilke is zacht op de persoon en hard op het proces. Door haar enthousiasme en vasthoudendheid heeft ze betrokkenen in de organisatie meegekregen wat tot positieve verandering geleid heeft.”
Quote Wilke:
“Dit project heeft me laten zien dat met de juiste aanpak en drive, het mogelijk is om een positieve verandering teweeg te brengen in het verzuimmanagement van een organisatie. Het is een reis die begint met het erkennen van de uitdagingen, diverse hobbels op de weg kent en eindigt met de gewenste resultaten.
Door de duidelijkere afspraken en rolverdeling weten medewerkers en managers nu beter wat er van hen verwacht mag worden. Na ruim 1,5 jaar laat ik dit project los met het vertrouwen dat ORO verder gaat bouwen aan gelukkige medewerkers en cliënten.”